Kun 90 prosenttia Outotecin työntekijöistä siirtyi etätöihin, ISS skaalasi palveluitaan ketterästi niin, että ne vastaavat tilanteen vaatimiin tarpeisiin. Nyt lounasta saa kotiinkuljetettuna henkilöstöravintolasta, osa toimistosta on suljettu energiankulutuksen vähentämiseksi ja toiminnassa olevassa osassa siivousta on tehostettu.
Outotecin ja ISS:n yli kymmenen vuotta kestänyt yhteistyö on edennyt pisteeseen, etteivät Outotecin kiinteistöjohtaja Erkko Malinen ja ISS:n asiakkuusjohtaja Anssi Kuosmanen juuri enää pidä virallisia palavereja. He tapaavat mieluummin rennosti kahvikupin äärellä Outotecin Espoon toimipisteessä, jossa Kuosmanen tekee usein myös itse töitä.
– Virallisten palaverien määrä on vähentynyt huomattavasti, sillä tapaamme arjessa usein luonnostaan ja olemme päivittäin yhteyksissä, Malinen kertoo.
Poikkeustilanteesta huolimatta päivittäinen yhteydenpito on jatkunut lähes normaalisti. Palveluita on mukautettu Outotecin tarpeisiin ja muuttuviin tilanteisiin ollaan valmiita reagoimaan nopeallakin aikataululla.
– ISS:n palveluiden mukauttaminen poikkeustilaan tapahtui kiitettävän ketterästi, Malinen toteaa.
Maukas kokemus
Outotecin ja ISS:n yhteistyöllä on pitkät juuret. Suora yhteistyö sai alkunsa vuonna 2010, mutta jo ennen sitä Outotec osti ISS:n palveluita Outokummun kampuksen kautta. Yhteistyö on laajentunut pikkuhiljaa ja nykyisin ISS tuottaa palveluja Lappeenrannan, Espoon ja Outokummun toimipisteille. Palveluihin kuuluvat aulapalvelut, siivous, kunnossapito ja tilamuutospalvelut, joita Malinen ja Kuosmanen nimittävät handyman-palveluiksi.
– Yksi uusimmista lisäyksistä on energianhallinta, joka on otettu osassa kohteita käyttöön, Kuosmanen kertoo.
Energianhallinnan lisäksi näkyvä lisäys palvelutarjoomaan on Espoon toimipisteen ravintolapalvelut.
– Toteutimme yhteistyössä tilamuutosremontin ja ravintola aukesi 2020. Ravintola on näkyvä osa asiakaskokemusta ja siellä ansaitaan paikka asiakkaan arjessa joka päivä, lounas kerrallaan, Kuosmanen kertoo.
– Se on myös se maistuva osa asiakaskokemusta. Toimipiste sijaitsee Isoa Omenaa vastapäätä, joten sijainti on ravintolalle haastava. Palaute on kuitenkin ollut poikkeuksetta hyvää ja Happy or Not -tutkimuksen tulokset ovat huippuluokkaa, Malinen lisää.
Ravintolasta löytyvät myös automaattikassat, joiden avulla voi ostaa tiskiltä purtavaa ja juotavaa vuorokauden ympäri.
– Automaattikassat ovat toimineet ulkopuolisilta suljetussa henkilöstöravintolassa hyvin. Ne tuovat joustavuutta työntekijöiden arkeen, Kuosmanen kertoo.
Lounaat kotitoimistolle
Kun siirtyminen poikkeustilaan tuli ajankohtaiseksi, ravintolassa reagoitiin heti ja varmistettiin ruokahuollon pysyvyys. Ensin siirryttiin buffetista annosruokailuun ja tehostettiin kontaktin välttämistä. Kun lähes 90 prosenttia toimipisteen työntekijöistä siirtyi etätoimistolle, ISS:n ravintolapäällikkö Osku Toivanen kehitti jumISSa-palvelun, jonka avulla Outotecin työntekijät voivat tilata lounaat kotiovelle.
– Kotiinkuljetamme päivittäin noin 50 lounasta Outotecin työntekijöiden kotitoimistoille, Kuosmanen sanoo.
– Meille oli suuri yllätys, kuinka hyvin etätyön tekeminen järjestyi niin isolle osalle työntekijöitä. Olemme lainanneet työntekijöille työtuoleja ja näyttöjä, jotta työ kotitoimistolla sujuisi ergonomisesti. Kotiin tilattavat lounaat edesauttavat nekin työn arjen sujumista, Malinen toteaa.
Valttikorttina skaalautuvuus
Ravintolapalveluiden innovatiivisten ratkaisujen lisäksi siivousta on tehostettu ja vastaavasti aulapalveluita hoidetaan pienemmällä miehityksellä. Koska läsnäolevien työntekijöiden määrä on radikaalisti pienempi kuin normaalioloissa, on osa työtiloista suljettu kokonaan.
– Olemme poistaneet käytöstä 60 prosenttia tiloista, minkä ansiosta kiinteistön energiankulutus on huomattavasti pienempi, Malinen kertoo.
– Kun aikaa on vapautunut normaalitöistä, olemme järjestelleet töitä uusiksi ja hoitaneet nyt töitä, jotka usein tehdään myöhemmin kesällä. Esimerkiksi ikkunanpesu kuuluu näihin. Vaikka kiinteistön käyttöaste on laskenut, tulee kiinteistöhuollon tehtävät silti hoitaa ja tilat pitää siisteinä ja turvallisina, Kuosmanen kertoo.
Maliselle mahdollisuus skaalata palvelukokonaisuutta muuttuvien tarpeiden mukaan on ollut poikkeustilanteessa erityisen tärkeää. Kun poikkeustila poistuu, on aika tarkastella jälleen palvelukokonaisuutta ja miettiä sen hetkisiä tarpeita. Kuosmanen ja Malinen pohtivat jo myös, jääkö etätyö vakituiseksi osaksi toimistotyön arkea.
– Aika sen näyttää. Erinomaisesti sujuva yhteistyö ISS:n kanssa varmistaa, että olemme valmiita muutoksiin, Malinen summaa.
