Tiimipalaverit kuuluvat työn arkeen. Savonlinnan ja Mikkelin alueella esimiehenä työskentelevä Sini Lapp on keksinyt keinot, joiden ansiosta tiimipalavereja odotetaan.
Lapp antaa vinkit, joiden avulla syntyy loistava tiimipalaveri.
1. Aloita palaveri osallistavalla tehtävällä
Lappilla on tapana teettää tiimipalaverien alkuun harjoitus, joka irrottaa osallistujien ajatukset arjesta ja johdattaa päivän teemaan. Kun palaverin aiheena oli viestintä ja kommunikaatio, se aloitettiin kaikille tutulla rikkinäinen puhelin -leikillä.
– Minä piirsin aluksi kuvan paperille, joka sitten laitettiin kiertämään niin, että piirsi kuvan sormella vuorollaan toisen selkään. Lopuksi katsottiin, miten kuva oli matkalla muuttunut. Sitten pohdimme, miten parannamme ja kehitämme sisäistä viestintäämme, jottei se ole kuin rikkinäinen puhelin.
Osallistava harjoitus toimii jäänmurtajana. Se rikkoo palaverilta liian virallisen vaikutelman ja keskustelu lähtee sen jälkeen helpommin rullaamaan. Ideoita erilaisiin harjoituksiin on netti pullollaan.
– Kun hakee esimerkiksi ryhmätyötekniikat tai ryhmäytysharjoitteet hakusanoilla, niin löytyy todella paljon konkreettisia ja helppoja esimerkkejä, Lapp vinkkaa.
2. Sitouta osallistujat antamalla heille kotitehtäviä
Lappilla on myös tapana antaa tiimiläisilleen kotitehtäviä seuraavaa palaveria varten. ”Läksynä” voi olla esimerkiksi seuraavan tiimipalaverin teeman ideoiminen. Toisinaan Lapp pyytää jokaista tuomaan mukanaan kuvan jostakin omasta rikkinäisestä työvälineestään.
– Kun kysytään, että mitä te tarvitsisitte, niin usein kukaan ei vastaa juuri mitään. Kun pyydän tuomaan kuvan omasta työvälineestä, on jokaisen pohdittava oikeita tarpeita. Kotitehtävät myös sitouttavat osallistujia, kun he saavat olla mukana suunnittelemassa ja ideoimassa.
3. Vie palaveri pois työympäristöstä
Lappin ”luontotiimiksistä” on tullut erityisen suosittuja. Luontotiimikset ovat nimensä mukaisesti tiimipalavereja, jotka järjestetään luonnossa. Luontotiimiksistä Lapp on saanut tiimiläisiltään erityisen hyvää palautetta. Työntekijät ovat sitä mieltä, että ne antavat virtaa ja kokevat, että heihin panostetaan.
– Viimeksi olimme Savonlinnassa läheisessä saaressa. Suunnittelin sinne seikkailuradan, jossa oli erilaisia tiimityötä vaativia tehtäviä. Lopuksi kokoonnuimme yhteen nuotion äärelle ja viralliset asiat hoidettiin siinä grillailun ja vaahtokarkkien lomassa.
Lapp muistuttaa kuitenkin, ettei vähän tavallista inspiroivamman tiimipalaverin järjestäminen vaadi seikkailuradan rakentamista tai edes erityisiä rahallisia tai ajallisia resursseja.
– Riittää, että vie sen pois virallisesta kokoushuoneympäristöstä. Hyvällä säällä palaverin voi siirtää vaikka pihalle.
4. Varaa aikaa tiimipalaverin jälkeen
Tiimipalaverit ovat mahdollisuus osoittaa, että esimies on tiimiä varten. Lapp varaakin aina aikaa omaan kalenteriinsa myös tiimipalaverin jälkeen.
– On tärkeää varata hetki työntekijöitä varten myös heti palaverin jälkeen sen sijaan, että liukenee paikalta välittömästi. Järjestän aina aikaa kalenteriini niin, että ehdin jäädä rupattelemaan työntekijöiden kanssa ja olen paikalla, jos jollain on henkilökohtaista asiaa minulle.
5. Kasvata yhteisöllisyyttä
Lapp on saanut tiimipalavereistaan erinomaista palautetta. Työntekijät ovat esimerkiksi kokeneet, että yhteisöllisyys on kasvanut. Nekin työntekijät, jotka eivät perusarjessaan ole tekemisissä toistensa kanssa pääsevät osallistavien tiimipalaverien kautta tutustumaan.
– Savonlinna ja Mikkeli ovat laajoja alueita. Työntekijät saattavat perusarjessaan olla kohteissaan melko yksin. Kun työntekijät tutustuvat toisiinsa, kynnys kysyä neuvoa työkavereilta madaltuu. He saattavat soitella keskenään ja kysyä apua toisiltaan palveluohjaajan tai esimiehen sijaan. Näin meidänkin kuormitus kevenee.
Laajoilla maantieteellisillä alueilla voi hyödyntää myös tekniikkaa. Toisinaan tiimiksen voi vetää tehokkaasti esimerkiksi Skypen välityksellä.
Lapp pyysi vastikään tiimiläisiltään palautetta palavereista ja tiedusteli, haluaisivatko nämä, että palavereita pidettäisiin vähän harvemmin.
– Vastaus tuli yhdessä kuorossa. Kukaan ei halunnut, että tiimiksiä vähennetään.