Suomessa, Virossa ja Italiassa liiketaloutta ja markkinointijohtamista opiskellut Janiina Eklund päätyi ISS Management Trainee -ohjelman kautta Lontooseen luomaan uraa.
– Kirjoitin gradua Italiassa keväällä 2015, kun näin trainee-ohjelman ilmoituksen netissä. ISS jäi yrityksenä mieleen erityisesti kansainvälisyyden takia. Ohjelman sisältö tuntui mielenkiintoiselta, koska siinä yhdistetään käytäntöä ja teoriaa. Ohjelma myös antaa valmiudet nopeaan urakehitykseen, mikä on tärkeää yhä useammalle vastavalmistuneelle, pohtii Janiina.
Trainee-ohjelma on päätöksessään, mutta Janiina on jäänyt Lontooseen ISS:n palvelukseen. Hän toimii Operations Managerina Healthcare-segmentin erityisprojekteissa. Puolet työajastaan Janiina viettää ISS:n Lontoon-toimistolla, toisen puolikkaan projektityössä asiakkaan tiloissa suuressa lontoolaissairaalassa. Healthcare-segmentti tuottaa noin viidenneksen ISS:n liiketoiminnasta UK-alueella.
Janiina yhdistää mielellään asiantuntijaroolia ja käytännön toimintoja, sillä ne tuppaavat olemaan usein liian kaukana toisistaan. Hän kokee tämänhetkisen työnsä mielenkiintoisena ja antoisana, mutta myös haastavana.
– Asiakkaat ovat hyvin vaativia ja valveutuneita, ja uusia innovaatioita pyritään löytämään jatkuvasti. Suomen tavoin julkinen sektori painii täälläkin monenlaisten haasteiden parissa, ja säästökohteita yritetään etsiä ahkerasti.
Entä millaisia tulevaisuuden suunnitelmia nuorella maailmankansalaisella on?
– Vielä minulla ei ole erityisen konkreettisia suunnitelmia. Kunhan saan kehittää omaa osaamistani ja haastaa itseäni jatkuvasti erilaisissa tehtävissä.
Janiinan työpäiväkirja
TöISSä-lehti pyysi Janiinaa pitämään viikon ajan päiväkirjaa työpäivistään.
– Tavallisesti päiväni alkaa toimistolla kahdeksan maissa vähän kaupungin ruuhkaisuuden mukaan. Ruuhkaa ei pysty ennustamaan ennen kuin hyppää liikenteen sekaan. Työni luonteen takia pyrin viettämään aikaa asiakkuudessa mahdollisimman paljon. Joskus saatankin perjantaina huomata, etten ole käynyt koko viikkona ISS:n toimistolla.
Maanantai
8.15 Saavun asiakkuuteen sairaalalle, joka sijaitsee paraatipaikalla Lontoon ytimessä. Asiakkuus on meille vanha tuttu – ISS on toiminut talossa toistakymmentä vuotta. Käyn tervehtimässä Café Qualitan työntekijöitä, joilta myös ostan aamukahvini. Café Qualita on yksi neljästä ISS:n omasta kahvilabrändistä täällä UK:ssa.
8.30 Aloitan yleensä työpäivän lukemalla sähköpostini, ellen ole ehtinyt tehdä sitä jo työmatkan aikana. Hoidan akuutit ja nopeat viestit saman tien alta pois, esimerkiksi lyhyet tilannepäivitykset tai eteenpäin välitettävät tiedonannot. Sitten tarkastan projektisuunnitelmasta, mitä projektissa täytyy hoitaa seuraavaksi.
10.00 Saan Ranskasta projektiini liittyvän puhelun. Ranskalainen konsulttiyhtiö tuottaa ympäristön, johon projektidataa kerätään ja josta se sitten viedään suoraan optimointityökaluun. Puhelut hoidetaan yleensä Lyncillä, niin myös tällä kertaa. Suomalaisiin verrattuna ranskalaiset käyttävät mielellään myös Lyncin kameraa, jotta kokous tuntuisi mahdollisimman aidolta. Puhelun jälkeen teen tarvittavat muutokset projektisuunnitelmaan ja seuraan asiakkuudesta kerättyä dataa.
12.00 Menen lounaalle sairaalan ravintolaan, joka myös on ISS:n tuottama palvelu.
13.00 Iltapäivän aikana kokoustan kohteen johdon kanssa. Käymme läpi projektin etenemistä ja tarvitsemiani resursseja, ja validoin dataa sitä mukaa kun sitä tulee. Iltapäivällä on myös muutama nopea palaveri ja kanssakäymistä kollegoiden kanssa.
17.00 Pyrin lähtemään töistä viiden maissa, vaikkei se aina onnistukaan.
Tiistai
8.15 Suunnitelmissa oli mennä ISS:n pääkonttorille Weybridgeen, mutta suunniteltu palaveri peruuntuu viime hetkellä teknisten haasteiden takia ja menenkin suoraan ISS:n Lontoon-toimistolle Canary Wharfille.
8.30 Aloitan jälleen päiväni kahvilla ja vaihtamalla kuulumisia muutamien tuttujen kanssa, joita tapaan harvemmin. Työpisteelläni alan lukea sähköposteja, mutta pian konsulttiyhteyshenkilöni soittaa Ranskasta. Keskustelemme ongelmasta, joka liittyy projektin datan siirtämiseen uuteen ympäristöön. Saamme asian ratkaistua nopeasti, ja ad hoc -palaverimme on nopeasti ohi. Palaan sähköpostien pariin.
9.30 Jatkan päivääni tarkastamalla projektin aikataulun. Huomaan, etten ole yön aikana saanut tärkeitä tietoja projektiin liittyen, joten lähetän niistä muistutuksen kohteeseen.
12.00 Lounastan tuttujen kollegoiden kanssa ISS:n ravintolassa.
13.00 UK:n projektijohtaja soittaa ja kertoo, että healthcare-segmentin johtaja on päättänyt leikata projektiaikatauluani kahdella viikolla. Näin saamme projektin ensimmäisen vaiheen tulokset julki nopeammin. Kohde on nimittäin kilpailutuksessa, ja kaikki uusi innovaatio on meille tässä vaiheessa erittäin tärkeää. Joudun tekemään nopeita muutoksia projektiaikatauluun ja jakamaan tehtäviä uudelleen.
14.00 Pidän palaverin projektin uudelleen aikataulutuksesta sidosryhmien kanssa ja suunnittelen myös oman työni uudelleen.
15.30 Oman projektini lisäksi olen mukana engagement-tapaamisissa muissa asiakkuuksissa. Ne ovat uuden projektin suunnittelu- tai esittelypalavereja, jotka käydään tavallisesti kohteen ISS-johdon kanssa. Tätä varten olen luonnostellut UK:n käyttöön kick off -materiaaleja, joihin kootaan kohteen aloitusta varten projektin perustiedot, aikataulut, käytössä olevat prosessit ja muuta tärkeää. Olen nyt saanut projektijohtajalta kommentit materiaaliin, ja teen hänen toivomansa muokkaukset iltapäivällä.
16.30 Soitan vielä ennen kotiinlähtöä projektijohtajalle. Sovimme torstain askelmerkit, sillä meillä on uudessa kohteessa engagement-tapaaminen.
Keskiviikko
9.00 Laajennetulle johtoryhmälle järjestetään ISS Roadshow -konferenssi, jossa käydään läpi muun muassa strategiaamme ja viime vuoden lukuja. Tilaisuus alkaa kahvittelulla, jonka aikana ehdin jutella ja nähdä tuttuja sekä tutustua ihmisiin, joita en muuten tapaisi. Tunnelma on vilkas, ja ihmiset tulevat juttelemaan aivan eri tavalla kuin Suomessa. Verkostoitumisen voima otetaan Englannissa tosissaan! Konferenssi on kaikin puolin inspiroiva ja erinomainen.
13.00 Konferenssi on ohi, ja lähden kollegoiden kanssa lounaalle. Kollegat tilaavat tottuneesti ruokajuomaksi viiniä kanssa. Minä tilaan vain vettä, sillä sähköpostit odottavat vielä tarkastamista. Lisäksi projektiin liittyviä asioita on työstettävä uuden aikataulun takia.
14.30 Siirryn läheiseen Starbucks-kahvilaan työskentelemään. Välimatkat ovat Lontoossa pitkät, ja säästän aikaa kun ei tarvitse välttämättä matkustaa toimistolle.
17.00 Lähden kahvilasta kotia kohti.
Torstai
8.00 Teen aamulla pari tuntia etätöitä kotona, sillä minulla on ensimmäinen tapaaminen uudessa asiakkuudessa lähellä kotia.
10.00 Saavun uuden asiakasyrityksen aulaan. Virallisten esittelyjen jälkeen pidämme tehokkaan esityksen projektista ja vastaamme kohteen johdon kysymyksiin. Huomaan esityksessä muutamia seikkoja, joita haluan parantaa ja kirjoitan ne muistiin. Uusi kohde on yksityissektorilta, ja asiakas on todella innokas investoimaan uusiin innovaatioihin. Sovimmekin nopeasti seuraavat askelmerkit ja projektin kick off -työpajan seuraavalle viikolle. Hoidan sen yksin oman päätyöni ohessa.
12.00 Jäämme kohteeseen lounaalle ja tutustumaan tiloihin. Tämä on hyvä kikka, jos ei halua sopia erikseen tutustumisvierailua ISS:n toiseen kohteeseen. Kohdevierailut tarjoavat myös otollisen tilaisuuden nähdä uusia tapoja tuottaa samoja palveluita, ja mukaan saattaa tarttua hyviä ideoita.
14.00 Olen hieman huolissani, sillä tiistaisesta muistutuksesta huolimatta en ole saanut tarvitsemiani tietoja omasta asiakkuudestani. Oman kokemukseni perusteella tiedän, että on parasta mennä itse paikalle tarkistamaan tilanne. Etenkin sairaalat ovat liiketoiminnan luonteen takia todella kiireisiä asiakaskohteita. Ad hoc -tehtäviä tulee koko ajan, eikä projektiluontoisia tehtäviä niinkään priorisoida.
17.00 Lähden sairaalalta kotiin.
Perjantai
7.45 Tulen aikaisella aamujunalla Weybridgen toimistolle. Tänään olen suunnitellut saavani valmiiksi osan projektiin liittyvistä tehtävistä.
10.00 Jokaviikkoiseen projektipalaveriin osallistuvat UK:n projektijohtaja, minä ja muutama muu sidosryhmäläinen. Kerron, missä vaiheessa projekti on, vastaan muiden kysymyksiin ja käyn läpi uuden suunnitelman. Projektijohtajalla on muutamia kehitysideoita, jotka lupaan lisätä suunnitelmaan myöhemmin iltapäivällä.
11.00 Kokouksen jälkeen jatkan itsenäisesti työtäni. Lounasaikaan olen täydellisessä flow-tilassa, vaikka on jo perjantai. Käyn nopeasti hakemassa ISS-ravintolasta keittolounaan, jonka syön työpöytäni ääressä.
14.30 Joudun lähtemään toimistolta ajoissa, sillä minulla on lääkärintarkastus lähellä kotiani.
16.00 Olen sopinut vielä yhden palaverin lääkärintarkastuksen jälkeen. Hoidan sen Lyncillä kotitoimistolta.
17.30 Palaveri päättyy. Varmistan vielä, että projekti etenee suunnitelmien mukaan ja että seuraavan viikon työtehtävät ovat selvät. Teen vielä muutaman kalenterimerkinnän, jonka jälkeen suljen koneeni ja viikonloppu voi alkaa.
Miten englantilainen työkulttuuri eroaa suomalaisesta?
”Englannin ja Suomen työkulttuurit eroavat toisistaan vähemmän kuin voisi kuvitella, esimerkiksi työpäivät ovat lähes samanmittaisia kummassakin maassa. Englannissa työpäiviin kuuluu enemmän juttutuokioita ja muuta sosiaalista kanssakäymistä, ja kokouksia pidetään paljon kasvotusten. Ennen uusia projekteja järjestetään useampia palavereja, joissa tehdään tarkat etenemissuunnitelmat ja kartoitetaan riskit, roolit ja vastuualueet. Tämä saattaa tuntua suomalaisten mielestä kankealta ja tehottomalta, mutta olen huomannut että tarkalla suunnittelulla pystytään välttämään monet karikot ja virhearvioinnit, ja projektin raportoiminenkin helpottuu.”
Miten englantilainen palvelukulttuuri eroaa suomalaisesta?
”Palvelukulttuurissa onkin sitten enemmän eroja, ja tällaisessa kansainvälisessä suurkaupungissa suomalaisen käsitys ’hyvästä palvelusta’ saa uusia ulottuvuuksia. Kilpailu palvelualalla on todella kovaa; asiakkaiden tarpeet pyritään täyttämään yli odotusten, ja asiakassuhteilla on erityisen tärkeä rooli myös ISS:n toiminnoissa. Asiakkaita teititellään Sir-, Madam- ja Miss-titteleillä. ISS-ravintoloissa ei ole itsepalvelua, vaan kaikki ateriat annostellaan asiakkaan lautaselle. Englantilaiset arvostavat tehokasta ja nopeaa palvelua, ja siksi jonottaminen on heille myrkkyä. Pyrimme suunnittelemaan palvelumme niin ettei asiakasjonoja syntyisi ollenkaan. Se on haastavaa 9 miljoonan asukkaan kaupungissa!”
Miten englantilainen työturvallisuuskulttuuri eroaa suomalaisesta?
”Työturvallisuus on tärkeä osa ISS:n toimintaa täälläkin, ja eri toiminnot ovat velvollisia pitämään säännöllisesti infovartteja työturvallisuudesta. Henkilöstön kouluttaminen erilaisiin työtehtäviin ja koneiden käyttöön on erityisen tärkeää turvallisuuden kannalta, ja tätä seurataan jatkuvasti. Kuitenkin oman kokemukseni mukaan työturvallisuushavaintoja tehdään verrattain vähemmän kuin Suomessa. Viime vuonna tapaturmataajuusluku LTIF oli noussut, joten työturvallisuuteen tullaan ehdottomasti panostamaan enemmän vuonna 2017.”
