Koronavuosi on mullistanut kalenterit kaikissa yrityksissä, kun tilaisuuksia on peruttu tai siirretty verkkoon. ISS:n lokakuiset Kiinteistön ylläpito- eli KYP-päivät järjestettiin tänä vuonna Teams-sovelluksen välityksellä. Millaisia oppeja tarttui osallistujien ja järjestäjien matkaan?
KYP-päivät on Kiinteistön ylläpitopalvelut- ja Service Excellence -yksiköiden jokavuotinen tapahtuma, jossa esimiehet eri puolilta Suomea kokoontuvat kuulemaan strategisista kehityssuunnista, jakamaan parhaita käytäntöjä ja vaihtamaan ajatuksia. Syksyn 2020 koronavirustilanne pakotti keksimään tapahtumalle uuden toteutustavan.
– Kokoontuminen kasvokkain yhteen paikkaan on tukenut KYP-päivien kantavaa ideaa, jossa ihmiset tulevat paitsi kuulemaan yhteistä sanomaa, myös tapaamaan kollegoitaan eri puolilta Suomea ja oppimaan toisiltaan. Nyt siihen ei ollut mahdollisuutta, mutta emme antaneet tämän lannistaa, sanoo kiinteistöpalvelujen tuotejohtaja Jukka Backlund, joka KYP Service Excellence -tiimeineen toimii tapahtuman taustavoimana.
Hän korostaa, että poikkeustilanteessakin on mahdollista oppia ja ideoida yhdessä.
– Ei voi ajatella, että yritykselle tärkeiden asioiden kehittäminen pysähtyy koronan vuoksi, vaikka monen pitää tehdä arkityönsä etäkonttorilla villasukat jalassa ja kuulokkeet päässä. Olennaiset kohtaamiset täytyy hoitaa niillä keinoilla, jotka ovat nyt käytettävissä. Siksi KYP-päivät päätettiin pitää tänäkin vuonna, tosin Teamsin kautta.
Suuri joukko koolla virtuaalisesti
KYP-päivät järjestettiin 14.–15. lokakuuta samaan aikaan yhdeksässä eri kaupungissa. Ensimmäisenä päivänä keskityttiin yhteisiin strategisia kysymyksiä käsitteleviin puheenvuoroihin, joiden teemoja olivat kasvu, osaaminen, tehokkuus, henkilöstö ja johtaminen. Toinen päivä oli varattu ryhmätöille.
Jokaiselle paikkakunnalle kokoontui turvaväleistä huolehtien joukko alueen esimiehiä, ja yhteistä ohjelmaa luotsattiin eteenpäin Helsingistä käsin.
Aluepäällikkö Risto Kemppaiselle tämänvuotiset KYP-päivät olivat neljännet laatuaan. Oulun ja Kainuun alueella työskentelevä Kemppainen osallistui tapahtumiin Teamsin välityksellä luokkatilassa, jonne oli kokoontunut osaajia alueen eri osista. Lisäksi muutama henkilö seurasi tapahtumia etänä omalta koneeltaan.
– Etätapahtumakin on hyvä foorumi, jossa tavoittaa kerralla paljon esimiehiä ja voi viedä yhteistä viestiä eteenpäin, Kemppainen pohtii.
Hän mainitsee päivien parhaaksi anniksi puheenvuorot, joissa nostettiin esiin käytännön onnistumisia kentältä. Myös jälkimmäisenä päivänä tehdyt ryhmätyöt saavat Kemppaiselta kiitosta.
– Jokainen ryhmän jäsen sai esittää oman haasteellisen teemansa, ja niistä valittiin yksi, jota alettiin porukalla taklata. Haasteen ratkaisemiseen sai ulkopuolisia mielipiteitä ja ideoita. Se oli arvokasta, sillä arki on usein kiireistä, ja silloin ei ole mahdollisuutta pysähtyä pohtimaan ratkaisuja samaan tapaan kuin tässä ryhmässä.
Lahdessa palveluesimiehenä työskentelevälle Krista Kuparille KYP-päivät olivat ensimmäiset. Hänelle jäivät erityisesti mieleen yksikön monipuolinen palvelutarjonta ja kehityshankkeet.
– Näin uudehkona ISS:läisenä oli tosi kiva nähdä ja kuulla, mitä kaikkea meiltä löytyykään. Ensimmäiseen päivään mahtui paljon puheenvuoroja, mutta luentoina ne onnistuivat ihan hyvin. Sai keskittyä tiukasti asiaan, kun ei ollut ylimääräistä liikettä ympärillä, Kupari sanoo.
Huolellinen valmistelu kannattaa aina
Jukka Backlund osallistui KYP-päiville sekä järjestäjänä että yhtenä puhujista. Hänen mielestään onnistuneen virtuaalisen tapahtuman ytimessä on sama viisaus kuin monessa muussakin asiassa: huolellinen valmistelu.
– Meiltä oli monta ihmistä tekemässä tätä tapahtumaa. Jos vaikkapa virtuaalitapahtumassa käytettävä tekniikka on vähänkään monimutkaisempaa, sen käyttö on syytä treenata ja testata etukäteen. Mielestäni Teams uusine ominaisuuksineen toimi tässä hyvin. Ei se silti kasvokkain pidettävää tilaisuutta korvaa, koska Teamsin läpi ei esimerkiksi näe ihmisten ilmeitä ja eleitä.
Virtuaalisillakin KYP-päivillä onnistuttiin nostamaan esiin monia ajatuksia ja kehitysideoita. Niiden käsittelyä jatketaan muun muassa yksikön johtoryhmässä.
– Saimme osallistujilta näkemystä siitä, mihin suuntaan toimintaa kannattaa viedä. Joitain aloitteita on tarkoitus pilotoida, osaa taas käsitellään ja aikataulutetaan normaalin johtamisen kautta. Jotta ajatukset kulkisivat mahdollisimman avoimesti, sekä ryhmätyöt että muu KYP-päivien sisältö on jaettu jälkikäteen kaikkien osallistujien kesken.