Yhä useampi ISS:n esimies tekee töitä ohjelmistorobottien kanssa. Uuden työntekijän palkkaamisessa auttava StarttISS varmistaa, että tuoreella työntekijällä on oikeat työvälineet ja käyttöoikeudet valmiina. Samalla se vapauttaa esimiesten aikaa rutiineista esimies- ja asiakastyöhön.
ISS:n riveihin liittyy uusia osaajia lähes vuoden jokaisena arkipäivänä. Kun uunituore työntekijä aloittaa talossa, hänen esimiehensä huolehtii siitä, että työntekijä saa juuri oikeanlaisen aloituspaketin henkilökortteineen, käyttöoikeuksineen ja laitteineen. Aloituspakettien tilaus onkin saattanut lohkaista esimiesten työpäivästä aimo annoksen aikaa.
Vaan ei lohkaise enää. Kevään aikana ISS:n palvelukseen on astunut StarttISS-ohjelmistorobotti, jonka tehtävä on auttaa uuden työntekijän palkkaamiseen liittyvän aloituspaketin tilaamisessa. Idea robottiin tuli esimiehiltä sekä heitä tukevilta yksiköiltä. Esimiehet saivat myös osallistua robotin kehitystyöhön.
– Kehitysprojektin aikana nousi esiin tiettyjä aloituspaketin tilaamiseen liittyviä arkisia haasteita. Joskus on esimerkiksi voinut käydä niin, että esimies on perjantaina muistanut uuden työntekijän aloittavan maanantaina, eikä kaikkea tarpeellista ole vielä tilattu. Tai sitten esimies ei ole löytänyt kaikkia tilauksessa tarvittavia lomakkeita. StarttISS on kehitetty ratkaisuksi muun muassa näihin käytännön tilanteisiin, kuvailee Johanna Tanskanen ISS:n Digital Excellence -yksiköstä.
ISS:n henkilöstöjohtaja Sari Suono-Rasehorn kannustaa esimiehiä kertomaan tarpeistaan ja antamaan palautetta myös jatkossa.
– Uusien ohjelmistorobottien ja digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto tukee suoraan niitä asioita, joita ISS:n strategiseen suunnitelmaan on kirjattu. Yksi ISS:n viidestä strategisesta painopisteestä on ihmiset. Kun siirrämme tietyt rutiinit roboteille, pystymme keskittämään huomion paremmin ihmisiin – asiakkaisiin sekä työntekijöihin, Suono-Rasehorn korostaa.
Lomakerumbasta vapautuu aikaa esimies- ja asiakastyöhön
Niin StarttISS kuin muutkin ohjelmistorobotit työskentelevät tietokoneen ruudulla tai sen taustajärjestelmissä. StarttISS huomaa, kun esimies on palkkaamassa uuden työntekijän. Silloin se lähettää esimiehelle sähköpostin: ”Hei, huomasin, että palkkasit Matti Meikäläisen uuteen työsuhteeseen. Tässä linkki, mene tähän portaaliin ja valitse sieltä Matille sopiva aloituspaketti.” Mikäli esimies ei tilaa aloituspakettia tietyn ajan kuluessa, StarttISS muistuttaa asiasta.
Kun esimies on valinnut sopivan paketin, StarttISS käy hakemassa esimiehen määrittämän aloituspaketin ja tekee tarvittavat tilaukset esimerkiksi IT-välineportaalista. Se myös pyytää järjestelmien pääkäyttäjiä avaamaan uudelle työntekijälle hänen työnkuvansa mukaiset käyttöoikeudet.
– ISS:llä on kymmenittäin erilaisia työtehtäviä, ja robotille on määritelty erilaiset aloituspaketit eri tehtäville. Tämä säästää esimiesten aikaa ja vapauttaa heidät ylimääräisestä tilaus- ja lomakerumbasta. Heille jää enemmän aikaa varsinaiseen esimies- ja asiakastyöhön. Ja auttaa robotti myös IT-järjestelmien pääkäyttäjiä; nyt he saavat esimerkiksi kaikki käyttöoikeuksien avaamisiin tarvittavat tiedot kerralla.
Tanskanen korostaa, että StarttISS helpottaa myös tuoreen työntekijän elämää. On mukava tulla uuteen työpaikkaan, kun kaikki tarvittavat laitteet ja oikeudet ovat jo valmiiksi kunnossa. Työntekijä kokee itsensä tervetulleeksi heti ISS-uransa ensi hetkistä lähtien ja pääsee nopeasti kiinni tositoimiin. Samalla voidaan varmistaa, että kaikki samaan tehtävään palkatut saavat samanlaisen ja yhtä kattavan starttipaketin, ja sitä myötä myös tasa-arvoiset lähtökohdat ISS-uralleen.
Lisää robotteja tulossa
Johanna Tanskanen toimii projektipäällikkönä ohjelmistorobotiikan alueella. Hän tunnistaa ISS:n sisältä asioita, jotka voitaisiin tehdä paremmin, ja suunnittelee, miten prosesseja voisi kehittää suotuisampaan suuntaan uuden teknologian avulla.
– Työhön kuuluu paljon muutakin kuin teknologiaa. Projektin alkuvaiheessa halutaan usein muotoilla liiketoimintaprosessia käyttäjäystävällisempään suuntaan. Tätä teemme yhdessä liiketoimintayksiköiden kanssa. Esimerkiksi StarttISS-projektissa pidimme useita työpajoja esimiehille, sillä he ovat parhaita asiantuntijoita kertomaan, miten heidän arkeaan voisi helpottaa. Sen jälkeen etsimme prosessista tietyn palasen, jonka voi antaa ohjelmistorobotin tehtäväksi. Lopuksi piirrämme ohjelmistorobotille työnkulun ja valvomme, kun kumppani koodaa robotin.
Niin StarttISS-projektissa kuin muissakin robotiikkahankkeissa määrittelytyö vei enemmän aikaa kuin koodauksen ja teknologian osuus. Perusteellinen työ on kantanut hedelmää, sillä StarttISS on saanut esimiehiltä hyvää palautetta. Tanskasen mukaan yleisin kommentti on ollut: olipa helppoa!
Lähitulevaisuudessa StarttISS saa rinnalleen kollegoja. VaihtISS auttaa esimiestä tilanteissa, joissa työntekijä vaihtaa työtehtävää tai yksikköä ISS:n sisällä. Se yksinkertaistaa käyttöoikeuksien hallinnointia sekä liittymien ja työvälineiden siirtoa uusille kustannuspaikoille. StoppISS puolestaan sujuvoittaa esimerkiksi liittymien ja käyttöoikeuksien sulkemista, kun työntekijä siirtyy pois ISS:n palveluksesta.
Helpotusta esimiesten arkeen
StarttISS-, VaihtISS- ja StoppISS-perheen lisäksi käytössä on jo muun muassa Sissi, joka muistuttaa siivouspuolen esimiehiä työntekijöiden tuntikuittauksista. Myös turvallisuusselvitysprosessin avuksi on tulossa lisää robotiikkaa. Lisäksi ISS:n perehdytys on kevään aikana uudistunut niin esimiesten tukimateriaalien kuin perehdytyskurssien osalta. Kun kurssit ovat tarjolla verkossa, perehtymisestä tulee ketterämpää ja kaikki materiaali on saatavilla heti ensimmäisestä päivästä alkaen.
Suono-Rasehornin mielestä StarttISS ja sen kollegat ovat helposti ymmärrettäviä esimerkkejä ohjelmistorobotiikasta.
– Julkisuudessa robotti saatetaan joskus nähdä mörkönä, joka tulee ja vie työpaikat. Esimerkiksi esimiehiä ei kuitenkaan tarvita kaavakkeiden ja tilausten täyttämiseen vaan opastamaan, johtamaan, kehittämään ja käymään keskustelua asiakkaan ja työntekijän kanssa. Kun esimies voi keskittyä ihmisiin eikä puuduttaviin rutiineihin, se on kaikkien etu.
Ei ihme, että StarttISS ja muut ohjelmistorobotit on huomattu myös Suomen rajojen ulkopuolella.
– Meidän tapamme tehdä henkilöstöpuolen ohjelmistorobotiikkaa kiinnostaa myös muita ISS-maita. Eri maissa on nyt käytössä erilaisia ratkaisuja, mutta jos sisäisiä prosesseja saadaan yhtenäistettyä ja esimiesten työtä helpotettua, sillä on iso merkitys koko ISS Groupille. Suomessa meitä on kuitenkin ”vain” noin 8 000, joista noin 450 tekee esimiestyötä, kun taas konsernin sisällä meitä on vajaat puoli miljoonaa ympäri maapalloa, Suono-Rasehorn kertoo.