ISS Suomen uusi toimitilastrategia linjaa, miten tilojen sijainnilla ja käyttötavoilla tuetaan yrityksemme toimintaa ja strategiaa.
Meitä ISS:läisiä on Suomessa 8 000, ja erilaisia työrooleja yli sata. Toisilla työkohteet ovat hajaantuneet, toiset viettävät kaikki työpäivänsä saman pöydän äärellä. Erilaiset roolit vaativat erityyppisiä ja eri tavoin suunniteltuja tiloja. Tiloja koskevaa päätöksentekoa tehdään seuraavilla periaatteilla: joustavuus, kustannustehokkuus, terveys ja turvallisuus, edelläkävijyys sekä yhtenäisen yrityskulttuurin ja yksiköiden välisen yhteistyön edistäminen.
– Olemme kuvanneet aiemminkin yksittäisiä tilakonsepteja ja kirjanneet ylös esimerkiksi etätyökäytäntöjä. Kun lähdimme tekemään strategiaa, rupesin miettimään ISS:n toimitila-asioita teoriatasolla: miksi meillä on erilaisia tiloja eri tarkoituksiin, miksi meillä on muutama iso toimisto ja tietty määrä pienempiä usealla paikkakunnalla, mihin toimipisteidemme kannattaa sijoittua valtakunnallisella ja paikallisella talolla, ja miten tila-asioilla voidaan tukea koko yrityksen toimintaa ja strategiaa, kertoo kiinteistöpäällikkö Maiju Kiviluoma toimitilastrategian synnystä.
Toimivaa edelläkävijyyttä
Palvelujen ja töiden monimuotoisuus, liiketoiminnan muutokset sekä megatrendit vaikuttavat jokaisen ISS:läisen työntekoon. Toimitilastrategiassa tämä muuttuva työympäristö on keskiössä. Strategian tehtävä on tarjota kirkas ylätason visio, jota sitten tarkennetaan tilakohtaisesti.
– Tähän mennessä on laadittu esimerkiksi toimintaohjeet varikkojen vastuuhenkilöille ja pelisäännöt toimistopuolelle. Nämä ovat todella konkreettisia ohjeita, joiden avulla tilojen yhteiskäyttö saadaan sujumaan, vaikka työnkuvat ja työskentelytavat vaihtelevat.
Esimerkiksi sopimalla puhtaan pöydän politiikasta tai siitä, missä puheluita puhutaan, voimme vaikuttaa niin tilojen viihtyisyyteen kuin tietoturvaan. Sen sijaan että teipataan lappusia eri puolille, on tärkeä dokumentoida kaikki selkeästi. Näin tulee sanottua ääneen minimivaatimukset, joita voidaan sitten tarvittaessa soveltaa, sanoo Maiju.
ISS haluaa olla edelläkävijä ja suunnannäyttäjä työympäristöasioissa. Esimerkkeinä ovat jo vakiintuneet etätyökäytännöt sekä yhteiskäyttöisiin tiloihin perustuvat monitilatoimistot. ISS:n toimitiloja käytetään myös kokeilualustana erilaisille kiinteistöpalveluille – näin kokemuksia arkea helpottavista palveluista ja teknologioista voidaan jakaa myös asiakkaille.
– ISS ei ole vanhakantainen yritys, muttei myöskään mikään "hip ja cool", niin kuin monet start upit profiloituvat. Meillä kokeillaan rohkeasti uutta ja otetaan käyttöön erilaisia toimintatapoja, kuitenkin harkiten ja niin, että kokonaisuus pysyy hallittuna. Esimerkiksi etätyö on yleisesti hyväksytty käytäntö, joka mahdollistaa työnteon joustavuuden. Omia työhuoneita ei enää myönnetä, ja kun tarjolla on monipuolisesti erilaisia tiloja eri käyttötarkoituksiin, nimikkohuoneita ei juuri kaivatakaan. Toimistoissa sähköpöydät ovat jo pääsääntö, ja perinteisten työtuolien lisäksi on valittavissa satulatuolit ja istumapallot, Maiju listaa.
– ISS:läisten prioriteettilistalla käytännöllisyys ja järkevyys sekä asioiden toimivuus ovat tosi korkealla. Kaiken toiminnan pitää myös tukea tuotantoa, eli toimiston viihtyisyys ei saa tapahtua tuotannon kustannuksella. Meillä on totuttu laadukkaaseen työympäristöön – äkkiä tulee palautetta jos jokin asia ei ole kunnossa.
Kustannustehokkaasti ja yhteistyössä
Tilojen ja työskentelytapojen kehittämisessä kannustetaan yhä enemmän keskusteluun ja yhteistyöhön eri yksiköiden välillä, esimerkiksi P&C-tiimin näkemyksiä hyödynnetään mielellään. Tietohallintotiimin kanssa yhteistyö onkin jo tiivistä, kun toimitiloja suunnitellaan. Digitalisaation myötä on monia asioita, joita toimitilatiimi ei pystyisi yksin toteuttamaan, kuten monitoimilaitehankinnat ja tietoliikenneyhteyksien suunnittelu.
Toimitilojen kehittäminen ja uudistaminen sekä niihin liittyvät hankinnat ovat tietysti myös iso investointi.
– On kuitenkin tärkeää miettiä, että vaikka jokin uusi toimitilojen toimivuuteen liittyvä investointi on suuri kustannus, se todennäköisesti maksaa itsensä takaisin työhyvinvoinnissa ja työntekijän paremmassa tuottavuudessa, pohtii Maiju.
Kustannustehokkuus näkyy myös tilatehokkuutena, eli toimistotiloissa työskentelevillä ei ole nimettyjä työpisteitä. Tilatehokkuutta voidaan seurata esimerkiksi pääkonttorilla, Ultimes Business Gardenissa, käytössä olevalla Empathic Building -sovelluksella. Liiketunnistimet kertovat, milloin mikäkin työpiste on varattuna.
Viime kesänä ISS-konsernin konsultit tutkivat toimitilapuolta useassa ISS-maassa. Suomen toimitilatiimille ropisi pisteitä.
– Meillä Suomessa tila-asioita hoidetaan keskitetysti niin, että kahdella kiinteistöpäälliköllä on esimerkiksi kaikki vuokrasopimusasiat hyppysissään. Tämä helpottaa kaikkea toimitiloihin liittyvää kehitystyötä, ja hyvä että käytäntö saa kiitosta myös konsernitasolta, Maiju iloitsee.
Toimitilastrategia löytyy ISS:n intranetistä hakusanalla "toimitilastrategia".
---------------------------------------------------------------------------------------
ISS:n toimitilat
ISS:llä on Suomessa Helsingin Pitäjänmäessä sijaitsevan päätoimipisteen lisäksi yhdeksän alueellista päätoimipistettä (Jyväskylä, Kouvola, Kuopio, Lahti, Oulu, Rovaniemi, Tampere, Turku, Vaasa) sekä kymmeniä pienempiä toimipisteitä.
Toimipisteissä on sekä toimistotiloja että tuotannon tukitiloja, kuten varastoja, pesuloita ja varikoita.
Teksti: Kaisa-Leena Laine